Quién: El equipo comercial de una firma de inversión con ventas de ticket alto a clientes de México y Estados Unidos: un CRM, una bandeja única de WhatsApp, llamadas y pauta en Meta.
Cómo llegó
- Los leads llegaban de Meta, de webinars y de la web, y quedaban repartidos entre el CRM, WhatsApp y el correo.
- El seguimiento dependía de que cada vendedor se acordara de llamar o escribir.
- Nadie podía ver en una sola pantalla cuántos leads llegaban, cuántos se atendían y en qué paso se perdían.
Qué construimos
- Asignación automática: cada lead nuevo pasa del CRM a WhatsApp con su vendedor y su tarea de llamada del día 1.
- Una cadencia de hasta 6 toques en 27 días entre llamada, WhatsApp y correo, que corre sola en n8n.
- Las llamadas quedan registradas en el CRM; si nadie contesta, sale un WhatsApp de respaldo en menos de 15 minutos.
- Cuando el lead agenda una cita, sale solo de la cadencia y su tarea de llamada se cierra en el CRM.
- Si el lead no llega a la cita, el vendedor recibe una tarea para reagendar.
- Un tablero que cruza CRM, WhatsApp y Meta cada 10 minutos: embudo completo, llamadas por vendedor y fugas.
- Gestión de la pauta en Meta medida hasta la cita agendada.
Toque por toque
Día 1 · Llamada + WhatsApp
El vendedor llama. Si nadie contesta, sale un WhatsApp con tres botones, entre ellos «Mándame info primero».
Día 2 · WhatsApp
Una pregunta para saber qué le interesa. Si tocó «Mándame info primero», la recibe en el acto.
Día 6 · Correo + WhatsApp
Un recurso según su interés, con un aviso por WhatsApp.
Día 8 · Correo + llamada
Un correo con el panorama completo y una nueva tarea de llamada para el vendedor.
Día 18 · WhatsApp
Una invitación a conversar, con botones para elegir el siguiente paso.
Día 25 · Correo
Un cierre amable. Después, el lead pasa a la base de contenido.
REGLAS PARA NO MOLESTAR
- Si el lead escribe, la cadencia se pausa y la conversación es del vendedor.
- Nunca dos envíos automáticos con menos de 2 días de diferencia.
- Sin correo registrado, solo recibe los toques por WhatsApp.
- Si pide una pausa, a los 75 días vuelve a una cadencia larga, sin que nadie lo tenga que recordar.
Qué cambió
- El costo de pauta por cita agendada en los primeros 30 días bajó 22 %.
- Las citas agendadas en los primeros 30 días pasaron de 10 a 15.
- Los leads que declaran tener el capital para invertir subieron de 20 % a 25 %.
- 768 de 776 leads quedaron asignados a un vendedor sin intervención manual.
Caso anónimo: se omiten el nombre de la empresa y de las personas. Las cifras salen de los datos de la pauta y del CRM del cliente.
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